نظم شخصی و راهکاری برای آشفتگی ذهنی

کلاسهای مدیریت زمان، به ما یاد میدهند که کارهای خود را فهرست کنیم و آنها را به دو دسته ضروری و غیرضروری تقسیم کنیم. همینطور به دو دسته فوری وغیرفوری. ما هم با هیجان همین کار را انجام می دهیم. اما وقتی صادقانه با خودمان خلوت میکنیم، میبینیم که مهم و غیرمهم، واقعا به سادگی قابل تشخیص نیست. حتی فوری و غیرفوری هم تعریف مشخصی ندارد.

آیا فوری یعنی اینکه امروز باید انجام شود؟ الان باید انجام شده باشد؟ تا آخر هفته یا تا آخر ماه وقت دارم؟ به هر حال، با هر جان کندنی هست، آنها را تقسیم میکنیم و مینویسیم و از اینکه نظم شخصی و مدیریت زمان، به زندگی ما راه پیدا کرده است لذت میبریم.

اما پس از مدتی می بینیم که تغییری جدی و واقعی در زندگی ما حاصل نشد و در نهایت، کار فهرست کردن و تقسیم بندی کردن، خودش در فهرست کارهای غیرفوری غیرضروری قرار میگیرد!

کار دیگری هم هست که بسیاری از ما، نظم شخصی را با آن آغاز می کنیم: فهرست کردن کل فعالیتها یا To-Do List. همه نرم افزارهای مدیریت فعالیتها و نظم شخصی به ابزاری برای فهرست کردن فعالیتها مجهز هستند. حتی آن روزهایی که موبایلها صفحه ای کوچک و سیاه و سفید داشتند و تنها بازی قابل استفاده بر روی آنها Snake بود (ماری که حرکت میکرد و به در و دیوار میخورد!) امکان ثبت فهرست کارها در آنها امکان پذیر بود.

فهرست کارهایی که باید انجام شوند، به نظر ضروری می رسد. اما عادتی نیست که در بلندمدت همراه ما بماند یا الگوی رفتاری ما را تغییر دهد. اگر هم چنین چیزی اتفاق بیفتد، نگاه کردن روزانه به فهرست بلندبالایی که قسمت عمده اش هنوز انجام نشده، ناراحتی و افسردگی به همراه می آورد!

با این حال، ما هم می خواهیم شما را به تنظیم یک فهرست دعوت کنیم. اما فهرستی که کمی متفاوت است:

آیا دقت کرده اید که وقتی یک کار مشخص انجام نشده و باید انجام بشود، همیشه بخشی از ذهن ما را به خودش اختصاص میدهد؟ حتی وقتی به صورت آگاهانه به آن فکر نمی کنیم؟ مهم نیست که این کار بسیار کوچک است (مانند بردن سطل زباله کنار در) یا بزرگ (مانند درخواست جلسه ازمدیریت برای اعلام استعفا).

اگر کاری به ذهن ما برسد و انجام نشود و به آینده موکول شود، این کار بخشی از مغز ما را به خودش اختصاص میدهد. تا روزی که تکلیف آن مشخص شود.

حتی شاید کارهای فراموش شده فشار بیشتری به ذهن بیاورند. نمی دانیم که دقیقا امروز چه کارهایی داریم. اما یادمان است که خیلی کار داریم و چند بار در طول روز، به زحمت فکر میکنیم و به ذهن خودمان فشار می آوریم و آنها را فهرست میکنیم و غصه میخوریم و نگران میشویم و بعد به مغز خودمان فشار می آوریم که آنها را فراموش کنیم و چند لحظه استراحت فکری داشته باشیم! فلسفه ی اینکه میگویند فهرست کارهای انجام نشده خود را بنویسید هم، از همین مسئله ریشه گرفته است.

حالا بدون اینکه شیطنت کنید و فرار کنید و خودتان را به خواندن مطلب دیگری در متمم سرگرم کنید، یک کاغذ بردارید. بهانه هم نیاورید. اگر الان این کار را انجام ندهید بعدا هم انجام نخواهید داد.

مثل من، پنج ستون روی کاغذ ترسیم کنید و عناوین زیر را به عنوان تیتر هر ستون بنویسید:

کاری که باید انجام شود: دراینجا از همان ادبیات روزمره که واقعا در صحبت با خودتان و اطرافیانتان مورد استفاده قرار میدهید، استفاده کنید. اینکه باید «یک حالی از همکارم بگیرم» یا اینکه «خودم را از شر این پروژه لعنتی خلاص کنم» یا اینکه «تکلیف خرید موبایل را مشخص کنم» یا «برای هدیه ی تولد فلانی، یک خاکی سرم بریزم»! البته بعید است که اینقدر حال روحی من و شما بد باشد. اما اینها را عمدا نوشتم تا به خاطر داشته باشیم که راحت باشیم.

وقتی در فهرست وظایف روی کاغذ مینویسید: تماس با فلانی و هنگام دیدن کاغذ در دلتان میخوانید: «زنگ بزنم پدرش را در بیاورم»، این دوگانگی خواندن و نوشتن، انرژی شما را مستهلک می کند و تمرکز شما را از بین میبرد!

انجام شدن یعنی اینکه: حالا به صورت دقیق تر بنویسید که اگر چه اتفاقی بیفتد من میگویم آن کار انجام شده است. من درفهرست کارهایم در برگه ای که تصویر آن را دیدید، نوشته ام: تعیین تکلیف پروژه X. تعیین تکلیف دقیقا یعنی چه؟ چه زمانی احساس میکنم که تکلیف، تعیین شده است؟ توضیح نوشته ام که یا این پروژه کنسل شود و یا اینکه یک فرد خاص را پیدا کنم و به مدیریت پروژه منصوب کنم و ماجرا واگذار شود.

وقتی میگویم بررسی ایمیل ها. از همان اول میدانم که چندصد ایمیل را نمیتوان خواند. پس با خودم صادق هستم و مینویسم که اگر امروز سی عدد ایمیل بخوانم، معتقدم که ایمیلها را – به اندازه حداقل استانداردی که در ذهن دارم – بررسی کرده ام. راجع به مسافرت عید هم اگر جدول بالا را نگاه کنید، همین مسئله تکرار شده است.

گفته ام تا تاریخ…: اکثر ما وقتی که وظیفه خاصی را در فهرست وظایف خود می آوریم، به دیگران یا به خودمان، تاریخ هم اعلام میکنیم. در مورد اکثر ما، ویژگی مهم این تاریخ در این است که از همان اول میدانیم که قرار نیست رعایتش کنیم!

من به همکارم میگویم: محال است که من تا آخر این ماه در این شرکت بمانم. در همان لحظه در دلم میگویم: اما این موقع استعفا دادن منطقی نیست. آخر سال می روم! یا اینکه به همسرم میگویم: عزیزم. تا یک ساعت دیگه با تو تماس میگیرم و همان لحظه میدانم که تا دو ساعت دیگر از جلسه بیرون نخواهم آمد. به همین دلیل، دو ستون در نظر گرفته ایم. ستون اول تاریخی که رسما به خودمان و به دیگران میگوییم. ستون دوم، تاریخی که در دل خود میدانیم واقعا تحت هر شرایطی تا آن تاریخ، کارمان را انجام خواهیم داد.

گام اول…: گام اول هم نکته بسیار مهمی است. فرض کنید هیچ اولویت دیگری در دنیا وجود ندارد. فرض کنید در فهرست کارهای شما همین یک وظیفه وجود دارد. فرض کنید که میخواهید گامی هر چند کوچک، برای تحقق این وظیفه بردارید. حالا با خودتان بگویید که اولین گام چه خواهد بود و آن را بنویسید.

هر کاری را که به ذهنتان می رسد باید انجام دهید و بخشی از ذهن شما را اشغال کرده، روی این کاغذ بنویسید. بعید است بیشتر از پانزده دقیقه تا نیم ساعت وقت شما را بگیرد.

فعلا در این مرحله، نمیخواهیم این کاغذ را مورد استفاده قرار دهیم. کاغذ را در پوشه ای که مطالب مربوط به متمم را در آن نگهداری میکنید بگذارید و به سراغ کار و زندگی خودتان بروید! بعدا در مورد این کاغذ بیشتر صحبت خواهیم کرد. اما یک نکته را صادقانه اعتراف کنید. همین الان که کاغذ را کنار می گذارید، کمی – نمیگویم خیلی، میگویم کمی – آرامش بیشتر را حس نمی کنید؟