نظم شخصی و کاربرد آن در مدیریت زمان

لغت‌های زیادی وجود دارند که برای عموم ما بار معنایی منفی دارند یا لااقل لغت‌ هیجان‌ انگیزی محسوب نمی‌شوند. نظم رفتاری، نظم شخصی و سایر واژه‌های هم‌خانواده، احتمالاً از این واژه‌‌ها هستند.

ناظم‌های مدرسه، اگر چه انسانهای مهمی بودند که بدون حضور آنها ادامه تحصیل ما عملاً ممکن نبود، اما کمتر برای ما دوست داشتنی بودند.

چند دقیقه دیر رسیدن صبح هنگام به کلاس، تنش و دردسر داشت. نظم و انضباط چیزی است که همیشه دوست داریم و داشته‌ایم در همه جا ببینیم، اما دوست نداریم و نداشته‌ایم که کسی در مورد نظم و انضباط خودمان صحبت کند.

چنین است که اگر چه همه ما مدیریت زمان و تکنیک‌های آن را دوست داریم و احتمالاً نوشته‌ی قبلی متمم در مورد مهارت مدیریت زمان را خوانده‌ایم و پیگیری آن هم برایمان جذاب است، اما شنیدن اینکه «نظم شخصی» یکی از ابزارهای مهم در استفاده بهینه از زمان و ستونی کلیدی در مهارت مدیریت زمان است، احتمالاً ما را خیلی خوشحال نخواهد کرد.

اما نگران نباشید. متمم قصد ندارد توصیه‌های خیلی دردناکی را مطرح کند. اجرای این توصیه‌ها و لحاظ کردن آنها به عنوان بخشی از سبک زندگی، کار دشواری نیست. در این مطلب، فهرستی کلی از برخی مهم‌ترین موارد مرتبط با نظم شخصی را مطرح می‌کنیم و در مطالب بعدی، جزییات کاربردی در زمینه هر یک از این موارد را در کنار یکدیگر مرور خواهیم کرد.

قبل از هر چیز، باید نظم شخصی را تعریف کنیم. نظم شخصی الزاماً به معنای منظم بودن میز کار یا مرتب بودن کمد لباس نیست. مرتب بودن صفت خوبی است. اما با منظم بودن فرق دارد. به معنای حضور به موقع در جلسات هم نیست. وقت شناسی هم صفت خوبی است اما با منظم بودن فرق دارد. نظم شخصی به معنای استفاده دائمی از موبایل و تبلت و ثبت صورت جلسات و گزارشات و داشتن آرشیوی از آخرین گفتگوی مربوط به جلسه‌ای که یک و سال و نیم پیش برگزار شده هم نیست. مستندسازی صفت پسندیده‌ای است اما با نظم شخصی فرق دارد.

با مروری به تعاریف متعدد ارائه شده در این حوزه در مطالعات و گزارشات مختلف، متمم تعریف زیر را به عنوان ماهیت اصلی نظم شخصی در نظر می‌گیرد:

اگر یک روز کتابی را خریده‌ایم و تا نیمی از آن را رها کرده و هنوز نخوانده‌ایم و هر بار بحث برنامه‌‌ریزی مطرح می‌شود خواندن باقیمانده‌ای آن کتاب هم یکی از سرفصل‌های نفرین شده‌ی فهرست کارهای باقیمانده‌ی ماست، احتمالاً آن کتاب بر اساس تحلیلی منطقی و ارزیابی یک نیاز خریداری نشده. بلکه خرید آن تصمیمی لحظه‌ای و احساسی بوده است.

اگر خواندن درس‌های دانشگاه، برای ما جذاب نیست و باید به هزار ضرب و زور، آنها را بخوانیم، احتمالاً انتخاب رشته‌ی دانشگاهی ما بر اساس انگیزه‌های احساسی بوده است و نه تحلیل منطقی. البته در اینجا خود تحلیل منطقی را باید برای این تعریف خودمان،‌ دوباره بررسی و تعریف کنیم.

تحلیل منطقی در مورد تصمیم‌های انسانی، چیزی نیست که بر اساس معادلات ریاضی انجام شده و یک جواب ثابت و مشخص داشته باشد. وقتی در مورد انسانها حرف می‌زنیم، تحلیلی منطقی است که خود «انسان» را به عنوان بخشی از معادلات و صورت مسئله پذیرفته باشد. بنابراین اگر کسی رتبه‌ی نخست کنکور را بیاورد و مثلاً با وجود عدم علاقه ذاتی، در رشته‌ی پزشکی ثبت نام کند، اگر چه انتخاب رشته‌ی او یک انتخاب قابل دفاع است اما الزاماً حاصل یک تحلیل منطقی نیست (انتخاب کردن یک گزینه بر اساس قابل دفاع بودن آن، یک تصمیم منطقی نیست. بلکه یک رفتار احساسی است!).

تحلیل منطقی تصمیم‌های انسانی شامل ارزیابی نیازهای واقعی، بررسی دقیق انگیزه‌ها و انگیزاننده‌ها، نتایج و دستاوردهایی که لذت طولانی و عمیق و با دوام دارند و در نهایت بررسی گزینه‌های مختلف و انتخاب گزینه‌ای است که بتواند این نیازها و انگیزه‌ها را بهتر از بقیه گزینه‌ها ارضا نماید.

اجازه بدهید با توجه به بحث‌های مطرح شده در دوره MBA متمم، یک مثال بزنیم:

فرض کنید شما می‌خواهید به صورت اصولی با حوزه برند و برندسازی آشنا شوید. می‌خواهید در این زمینه یک کتاب انتخاب کنید. اگر شما قبلاً با حوزه‌ی مدیریت و بازاریابی و برند و برندسازی آشنا هستید، احتمالاً انتخاب کتاب دیوید آکر یا کوین کلر درباره برندسازی، نتیجه یک تحلیل منطقی است. شما دانسته‌های مختلف و تجربیات مختلفی دارید و اکنون می‌خواهید آنها را سر و سامان دهید. کتابی با چارچوب علمی لازم دارید. از سوی دیگر ممکن است شما تا کنون با این حوزه‌ها آشنایی نداشته باشید و تازه وارد محسوب شوید. شاید خواندن کتابهایی که داستان‌های برندهای مطرح دنیا را تعریف می‌کنند، برای شما منطقی‌تر باشد.

حالا فکر کنید که شما بدون توجه به خودتان و نیازتان، کتاب دیگری را انتخاب کنید. اینجا بر خلاف قواعد نظم شخصی عمل کرده‌اید و طبیعی است که برنامه‌ریزی و زمان‌بندی و جایزه تعیین کردن و استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مطالعه و ثبت گزارش روزانه از مطالعات و خلاصه نویسی و انواع تکنیک‌های مطرح شده در مدیریت زمان و نظم شخصی، به شما کمک نخواهند کرد. خواندن این کتاب، رها خواهد شد.

به همین دلیل است که کتابخانه‌های بسیاری از ما، پر از کتاب‌هایی است که آرزوی خواندنشان را داریم اما حوصله‌ی خواندنشان را نداریم. چون نیاز به خواندنشان هم نداشته‌ایم و امروز هم که آنها را نخوانده‌ایم مانند دیروز که آنها را نخریده بودیم، کارمان پیش می‌رود!

لازم نیست برگردیم و غصه‌ی انبوه تصمیم‌هایی را بخوریم که در گذشته گرفته‌ایم و قابل دفاع هستند،‌ اما منطقی نیستند. مهم این است که از این به بعد یادمان باشد تحلیل منطقی پایه‌ی نظم شخصی است.

نکته‌ی دیگری که خوب است در اینجا به خاطر داشته باشیم این است که نظم شخصی یک عادت قابل تمرین و کاملاً آموختنی است و نه یک ویژگی شخصیتی موروثی و غیرقابل تغییر. چنانکه می‌بینیم در برخی فرهنگ‌های توسعه یافته، نظم شخصی و مفاهیم آن به سادگی برای همه تبیین شده و عموم مردم در ساده‌ترین تصمیم‌ها هم آن را رعایت می‌کنند و در برخی از فرهنگ‌ها از جمله فرهنگ غالب در عموم جامعه ما، هنوز «تصمیم قابل دفاع» با «تصمیم منطقی» یکسان و هم معنی فرض می‌شوند!

حالا که به این مرحله رسیدیم، شما حق دارید که سوال‌های مختلفی را مطرح کنید. از جمله سوال‌های زیر:

* فرض کنیم که فلسفه نظم شخصی را پذیرفتیم. چه عادت‌های رفتاری کمک می‌کند که این نظم شخصی در درون ما نهادینه شود؟

* اگر بخواهیم از بحث تئوریک فاصله بگیریم، از همین امروز، من چه کارهایی می‌توانم انجام دهم که احساس کنم نظم شخصی در زندگی من در حال شکل‌گیری و توسعه است؟

* به هر حال ما سالهای زیادی تصمیم‌هایی از جنس دیگر گرفته‌ایم و رها کردن آنها ممکن نیست. فرض کنیم از این به بعد به این اصول توجه کنیم. نظم شخصی و فلسفه آن چطور می‌تواند کمک کند که راهی را که تا اینجا آمده‌ام راحت‌تر و با کمترین انرژی بپیمایم؟

* چطور مطمئن شوم که نیازها و انگیزه‌های خودم را به خوبی شناخته‌ام؟ گفتن این مسئله ساده است اما اجرایی کردنش ساده نیست.

متمم