نظم شخصی و فعالیت در زمانهای خاکستری

زمانی که بحث مدیریت زمان در متمم را آغاز کردیم، گفتیم که مدیریت زمان و نیاز به آن، یک مشکل ریشه ای نیست، بلکه بیماریها و عادات رفتاری متعدد نادرستی هستند که نیاز به مدیریت زمان، به شکل عوارض آنها خودش را نشان می‌دهد. تعداد این بیماریها هم کم نیست و در همان بحث مدیریت زمان، فهرستی از آنها را ارائه کردیم.

در ادامه به بحث نظم شخصی و کاربرد آن در مدیریت زمان پرداختیم و توضیح دادیم که فلسفه‌ی اصلی نظم شخصی، ترجیح «تحلیل‌های منطقی» به «اقدام‌های احساسی» است.

اکنون زمان آن است که به صورت کاربردی به بررسی جنبه‌های مختلف نظم شخصی بپردازیم و کارکرد آن را در مدیریت زمان ببینیم. اگر چه مفهومی که در ادامه این نوشته مورد استفاده قرار می‌گیرد مفهومی عمومی است در بسیاری از کتابها و مقالات به آن اشاره شده، اما متمم از عبارت «زمانهای خاکستری» که توسط استیو پاولینا در «کتاب Personal Development» خود مطرح کرده است برای نام گذاری آن استفاده می‌کند.

قبل از اینکه بحث را ادامه دهیم به این سوال‌ها فکر کنید:

 آیا تا کنون برای شما پیش آمده است که  وقتی سرگرم تنظیم یک گزارش هستید، لحظه‌ای نگاهی به موبایل خود بیندازید و متوجه شوید که همین الان یک گروه وایبری جدید ایجاد شده و بعد با خود فکر کنید که چه کسی شما را به این گروه اضافه کرده و بعد هم درگیر مطالعه چند مطلب آخر آن گروه شوید و بعد هم فهرست اعضای آن گروه را ببینید و تلاش کنید حدس بزنید که از میان آنها چه کسی آشنای شما یا دعوت کننده‌ی شما بوده و در نهایت متوجه شوید که الان یک ساعت است که کاغذها و گزارش‌های خود را کنار گذاشته‌اید؟

  آیا تا کنون برای شما پیش آمده است که  در حال خواندن یک کتاب باشید و به شدت روی یک موضوع متمرکز باشید و ناگهان زنگ یک تلفن یا متن یک پیامک، شما را به کلی از فضای کتاب و مطالعه خارج کند؟

 آیا تا کنون برای شما پیش آمده است که  در حال کار با کامپیوتر خود باشید و به عنوان مثال مشغول خواندن متمم باشید و ناگهان پیام یک دوست در فیس بوک یا ایمیلی که همین الان رسیده به صورت پنجره‌ای کوچک در کنار صفحه پدیدار و محو شود (کاری که Gmail و Outlook و نرم‌افزارهای مشابه عموماً انجام می‌دهند و در کنار پایین صفحه، به ما نشان می‌دهند که یک ایمیل یا یک پیام جدید رسیده). شما هم به خواندن آن پیام و یا مطالعه آن ایمیل وسوسه شوید و وقتی به سراغ ایمیل رفتید ببینید مثلاً ایمیل شکایت یکی از همکاران است و شما در جستجوی او بروید تا ببینید گلایه‌اش از چه بوده و در این میانه، مطالعه شما رها شود و متمم تنها بماند؟

 همه‌ی آنچه در بالا می‌بینیم، مصداق‌هایی از نقض قانون نظم شخصی است. طبیعی است که تصمیم منطقی، تنظیم یک گزارش و ارائه‌ی آن به مدیریت است اما وسوسه‌ی احساسی، انتظار برای پیام یا پیامک دوستی است که فکر می‌کنیم هر لحظه ممکن است آن را دریافت کنیم و دوست داریم خیلی زود از دریافت آن مطلع شویم.

تصمیم منطقی، مطالعه یک کتاب است که به هر دلیل به نتیجه رسیده‌ایم که مطالعه آن ضروری است. اما وسوسه احساسی، گذاشتن موبایل در کنار دستمان است. خصوصاً این احتمال وجود دارد که در دل خود به صورت ناخودآگاه، آرزو کنیم که هر لحظه پیامی یا پیامکی یا زنگی از راه برسد و من بتوانم با عذر موجه، خواندن این کتاب را رها کنم!

تصمیم منطقی، تمرکز بر این نوشته‌ی متمم و خواندن آن است که در مجموع با حل تمرینش بیش از پانزده دقیقه وقت شما را نخواهد گرفت. اما وسوسه احساسی، باز کردن ایمیلی است که همین الان از یکی از همکاران رسیده و پنجره‌ی آبی رنگ کنار صفحه، با جمله «اینجا را کلیک کن تا بقیه پیام را نشانت دهم!» ما را به رها کردن متمم و کنجکاوی در مورد ایمیل جدید ترغیب می‌کند.

اجازه دهید در اینجا وارد مفهوم زمانهای خاکستری شویم.

احتمالاً دقت کرده‌اید که برای بسیاری از ما، خصوصاً اگر کارهای واجبی برای انجام دادن (مثل درس خواندن برای کنکور، مثل تنظیم یک گزارش برای مدیر، مثل مطالعه یک کتاب ضروری) داشته باشیم، استراحت کردن و داشتن لحظاتی که به وظایف و هدف‌های خود فکر نکنیم، با احساس گناه همراه است و حس خوبی به این نوع لحظات نداریم.

اگر این لحظات لذت بردن بدون فکر کردن به هدف و برنامه‌ها و کارهای انجام نداده و عقب افتاده را زمان سفید نامگذاری کنیم، می‌توانیم بگوییم که زندگی در زمانهای سفید برای کسی که کارهای مهم یا فعالیت‌های عقب افتاده دارد،‌ معمولاً با احساس خوب همراه نیست.

از سوی دیگر، تمرکز کردن دائم روی فعالیتی که به هر حال باید آنها را انجام دهیم و تحلیل‌های منطقی نشان می‌دهند که انجام آنها اجتناب ناپذیر است، خیلی ساده نیست. می‌دانیم که باید این درس را بخوانیم ولی نشستن و تمرکز کردن روی این درس واقعاً کار تلخی است!

اگر لحظات تمرکز کامل بر روی یک فعالیت ضروری و یک نیاز منطقی را زمان سیاه نامگذاری کنیم، می‌توانیم بگوییم که تحمل زمان‌های سیاه برای مدت طولانی برای ما امکان پذیر نیست.

مفهوم زمان خاکستری در اینجا شکل می‌گیرد. هر یک از ما می‌کوشیم جایی در این میانه بایستیم. کتاب را می‌خوانیم و همزمان موبایل را در کنار دست خود می‌گذاریم و در ته دلمان، آگاهانه یا ناآگاهانه آرزو می‌کنیم تا زنگ تماسی یا صدای پیامکی، بهانه‌ای به دستمان دهد تا لحظه‌ی کوتاهی استراحت کنیم!

زمان خاکستری در خانواده هم به این صورت شکل می گیرد که مرد به خانه می‌آید و کنار همسر خود یا فرزندان می‌نشیند – چون تحلیل منطقی نشان می‌دهد که این یک وظیفه مهم است – اما چون حوصله‌ی این کار را ندارد، روزنامه را هم باز می‌کند و میکوشد یک بازه‌ی زمانی خاکستری خلق کند.

زمان خاکستری در محیط کار، به صورت باز کردن همزمان دو پنجره، یکی پنجره‌ی نرم افزار اتوماسیون اداری و دیگری پنجره فیس بوک شکل می‌گیرد. شاید هم با نامه نگاری و تنظیم فهرست کارهای روزانه در حالی که موبایلمان با صفحه‌ی اینستاگرام باز، کنار دستمان است!

زمان‌های خاکستری دو فرصت بزرگ را از ما می‌گیرند. فرصت لذت بردن از اوقات فراغت در زمان‌های سفید و لذت تمرکز کامل و پیشبرد کار و فعالیت در لحظات سیاه.

اگر می‌شد نیم ساعت زمان سیاه برای مطالعه داشته باشیم، می‌توانستیم نیم ساعت زمان سفید هم برای گردش در گروه‌های وایبری بگذاریم یا دیدن فیس بوک یا اینستاگرام.

اما الان مجبور هستیم دو ساعت زمان خاکستری را صرف مطالعه همزمان با بازی‌های وایبری و شبکه‌های اجتماعی بکنیم. پس از پایان دو ساعت هم، نه کارمان به درستی انجام شده و نه استراحت درست و اثربخشی داشته‌ایم تا دوباره تجدید قوا کنیم و برای ادامه کارها آماده شویم.

حتی شاید کسانی را در ذهن داشته باشید که الان هفته‌ها یا ماه‌ها یا سالهاست در زمان خاکستری زندگی می‌کنند!

به نظر می آید که باید بپذیریم که انجام چند کار همزمان که در دنیای کامپیوتر به نام Multitasking شناخته میشود، اگر چه در دنیای تکنولوژی امکان پذیر بوده و میتواند در شرایط خاص، بدون کاهش کارایی و اثربخشی انجام شود، در بیرون دنیای ماشینی و در ذهن انسانها، عملا موجب کاهش کارایی میگردد.

زمانی که ذهن خود را همزمان روی دو هدف مختلف متمرکز میکنیم، هر یک از این دو هدف عملا سهمی کمتر از نصف انرژی ذهنی ما را دریافت میکنند.

چگونه زمان سیاه را برای خود ایجاد کنیم؟

به فرض که توضیحات بالا را بپذیریم، سوال اینجاست که اگر بخواهیم زمان‌های سیاه برای خود ایجاد کنیم و از زندگی خاکستری رها شویم، به چه نکاتی باید توجه داشته باشیم؟ در اینجا برخی از مهم‌ترین نکات در این زمینه را با هم مرور می‌کنیم:

یک مدت زمان مشخص را به عنوان بازه زمانی سیاه انتخاب و تعیین کنید. با خودتان فکر کنید که چه مدت زمان را می‌توانید با تمرکز کامل به فعالیت‌ بپردازید و تسلیم وسوسه‌های جانبی نشوید. قطعاً این زمان برای افراد مختلف، متفاوت است. ممکن است یک نفر بتواند ۹۰ دقیقه را کاملاً به صورت متمرکز بگذراند و فرد دیگری بیش از ۴۵ دقیقه نتواند روی یک فعالیت خاص تمرکز کند. به هر حال، تجربه‌های قبلی و تمرین‌های جدید به سادگی مشخص می‌کنند که حداکثر زمان سیاه قابل تمرکز برای ما چقدر است.

یک تم خاص را برای آن مدت زمان مشخص در نظر بگیرید. آیا قرار است این بازه زمانی صرف مطالعه شود؟ آیا قرار است صرف فکر کردن شود؟ آیا قرار است صرف نگارش گزارش شود؟ آیا قرار است صرف گفتگو با همسر یا دوست من شود؟ آیا قرار است یک فایل صوتی شنیده شود؟ با انتخاب یک تم مشخص، مغز متوجه می‌شود که گریزی از این فعالیت ندارد!

الان که بحث زمان سیاه و سفید مطرح شده است، انتخاب تم را جدی بگیرید. این بار شما به سراغ متمم می‌آیید و می‌خواهید یک زمان سیاه سی دقیقه‌ای متمرکز روی مطالعه درس‌های مورد علاقه خود داشته باشید، مغز هم شیطنت خود را آغاز می‌کند و چون می‌داند که شما نمی‌خواهید به سراغ فعالیت‌های غیرمرتبط بروید، وسوسه را اینطور آغاز می‌کند که: فعلاً بیا ببینیم در رادیو متمم فایل صوتی جدید گذاشته‌اند؟ راستی! شاید در صفحه مشاوره مدیریت و زندگی سوال جدیدی مطرح شده باشد! اصلاً بد نیست نگاهی به تمرین‌های قبلی بیندازیم و ببینیم بقیه چه کار کرده‌اند!

ظاهراً کار نادرستی نیست. اما اگر کمی با خودمان صادق باشیم، می‌پذیریم که این هم نوع دیگری از شیطنت برای تنوع طلبی و فرار از تمرکز بر یک فعالیت خاص است. من می‌خواهم سی دقیقه فقط مطالعه کنم. درست مانند روزهای درس و مدرسه و دانشگاه. فایل صوتی گوش دادن در این لحظه، شکل دیگری از یادگیری نیست. شکل آبرومندانه فرار از درس و مدرسه و یادگیری است!

یک خط پایان مشخص تعریف کنید. اگر می‌خواهید کتاب بخوانید و بازه‌ی زمانی تمرکز شما یک ساعت است، مثلاً تعیین مطالعه بیست صفحه کتاب، می‌تواند یک خط پایان باشد. اگر یک ساعت مطالعه کردید و بیست صفحه تمام نشد، به هر حال مطالعه را متوقف کنید. اما اگر زودتر از یک ساعت، بیست صفحه را خواندید، به خاطر داشته باشید که به خط پایان رسیده‌اید و مسابقه تمام شده است! می‌توانید زمان سیاه را رها کنید و وارد بازه‌ی زمانی سفید شوید!

این کار باعث می‌شود به تدریج برای افزایش سرعت عملکرد و همینطور بهبود هدفگذاری و معیارهای عملکرد تلاش کنیم.

مطمئن شوید که احتمال به هم خوردن تمرکز شما نزدیک به صفر است.اگر مادرتان وقت و بی وقت تماس می‌گیرد تا مطمئن شود حالتان خوب است و سالم به محل کار رسیده‌اید و هواپیمایتان سقوط نکرده و سرما خوردگی‌تان بهتر شده، شاید بهتر است خودتان با ایشان تماس بگیرید و زنده بودن خودتان را گزارش دهید! اگر منشی شرکت عادت دارد که به محض مشاهده‌ی بی توجهی شما، نامه‌ای یا کاغذ بی خاصیتی را برای امضا و مشاهده بیاورد، همین ابتدا احوال او را بپرسید. اگر مدیر شما، از نق زدن و گزارش ‌خواستن وقت و بی وقت لذت می‌برد، قبل از شروع کار،‌ سر کوتاهی به او بزنید. موبایل را از خودتان دور کنید. صفحه‌ی فیس بوک را ببندید. چند ثانیه زمان ورود مجدد به سایت، آنقدر ارزشمند نیست که بخواهید برای صرفه جویی در آن، تمام روز صفحه فیس بوک را باز بگذارید. از اینستاگرام خود خارج شوید و بعداً دوباره لاگین کنید. کل فرایند ورود و خروج از این شبکه‌های اجتماعی، کمتر از سی ثانیه است، اما آنها توانایی دارند که سی دقیقه از یک ساعت شما را به خود اختصاص دهند!

سریع کار کنید. زمان‌های سیاه را با سرعت بگذرانید. هم احساس بهتری به شما می‌دهد. هم سرعت رسیدن به هدف‌ها بالاتر می‌رود. هم امکان تمرکز افزایش می‌یابد. ضمن اینکه دستیابی به کارایی بالاتر و سرعت بیشتر، خود می‌تواند تشویقی باشد تا بیش از پیش، به تمرکز بر روی زمان‌های سیاه و سفید و فاصله گرفتن از زمان‌های خاکستری توجه کنید.

زمان‌های سفید را به رسمیت بشناسید. کسی می‌تواند زمان سیاه خوبی داشته باشد که زمان سفید را هم به خوبی تجربه کرده باشد. هیچ ایمیلی نیست که به خاطر پانزده دقیقه یا یک ساعت دیر جواب دادن، کسب و کار شما را با ورشکستگی مواجه کند (اگر واقعاً چنین ایمیلی وجود دارد، شما همین الان ورشکسته هستید! کسی که زندگی اقتصادیش در کشوری که اینترنت گاه یک روز کامل بدون توضیح مشخص وجود ندارد به تاخیر یک ساعته وابسته باشد، همین الان مرده است!). هیچ پیامکی نیست که دیر جواب دادن آن زندگی شما را نابود کند. و اگر الان واقعاً در انتظار چنین پیامکی هستید احتمالاً در زمان سیاه به سر می‌برید و نباید به زمان سفید یا خاکستری فکر کنید.

کسی می‌تواند زمان سیاه اثربخشی داشته باشد که زمان سفید لذتبخشی داشته باشد. اجازه ندهیم که مرزهای سیاه و سفید، با دیوارهای خاکستری به فراموشی سپرده شوند.

متمم