آئین نامه مربوط به روش های نگهداری دفاتر واسناد و مدارک مالی

آئین نامه مربوط به روش های نگهداری دفاتر

واسناد و مدارک و نحوه ثبت وقایع مالی و چگونگی تنظیم صورتهای مالی

نهائی موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحی مصوب 27/11/1380

قانون مالیاتهای مستقیم

کلیات :
ماده 1) مقررات این آئین نامه شامل موُدیانی است که در موعد مقرر در قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 3/12/1366 و اصلاحیه های بعدی آن ترازنامه و حساب سود و زیان و یا حسب مورد حساب درآمد و هزینه و حساب سودو زیان خود را با رعایت مقررات مربوط تسلیم می نمایند
تبصره– موُدیان در انتخاب یکی از رویه های حسابداری بر اساس استانداردهای پذیرفته شده مجازند و در سالهای بعد باید همان رویه را اعمال نمایند . در صورتی که به جهات مشخصی تغییر رویه داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغییر رویه را بر صورتهای مالی مشخص و طی یادداشتی جداگانه پیوست اظهار نامه به اداره امور مالیاتی تسلیم نمایند.
فصل اول


مشخصات دفاتر قانونی :
ماده 2) دفاتر قانونی مشمول این آئین نامه عبارت است از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه )که قبل از ثبت هر گونه عملیات حسابداری درآنها ،دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات موا د 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضاء پلمب و ثبت گردیده و به فارسی و با خود نویس یا خودکار تحریر شده باشد .
تبصره 1- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمب دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود.
تبصره 2- از پلمب خارج شدن یکی از دفاتر روز یا کل موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود . مشروط برآنکه ضمن اعلام مراتب به اداره امور مالیاتی ، اقدام به پلمب مجدد دفتر مذکور شود یا پس از بستن ذیل آخرین ثبت دفتر قبلی ادامه فعالیت در دفتر پملب شده دیگر ثبت گردد
تبصره 3- ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمب شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاء شده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند .
ماده 3) موُدیان مشمول این آئین نامه مکلفند برای هر سال مالی ، فقط از دفاتر امضاء‌، پلمب و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند ، مگر اینکه در اثناء سال بعلت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت مجاز هستند دفاتر جدید امضاء ، پلمب و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده 16 این آئین نامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند . درج تعداد و مشخصات دفاتر مآخوزه برای استفاده در هر سال مالی ، در اظهار نامه مالیاتی مر بوط به آن سال الزامی است .
ماده 4) دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استانداردهای پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند .
تبصره – نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است
ماده 5) دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه بر حسب سر فصل یا کد گذاری حساب ها در صفحات مخصوص آن ثبت می شود به ترتیبی که تنظیم سود و زیان و تراز نامه از آن امکان پذیر باشد
ماده 6) دفتر مشترک روزنامه و کل دفتری است که دارای ستون هائی برای سر فصل حسابهای متفاوت باشد ، به طوری که اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور بر طبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری ، بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود و زیان و ترازنامه تهیه نمایند .
ماده 7) دفتر مشاغل ( دفتر درآمد و هزینه ) دفتری است که حداقل دارای ستون هائی برای درج تاریخ ، شرح معاملات ، درآمد ، هزینه و دارائی های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوری که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شعلی مودی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکان پذیر باشد .
فصل دوم
سایر دفاتر ، اسناد حسابداری و مدارک حساب :
ماده 8) دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزی ساختن هریک از حسابهای دفتر کل بر حسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارت های حساب اعم از آنکه بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است .
ماده 9) سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی به حساب هائی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شود و پس از امضاء مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر میباشد .
ماده 10- مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می گردد.
فصل سوم
نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی:
ماده 11) موُدیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و موُدیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل ( دفتر درآمدو هزینه ) باید هر گونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارائی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آئین نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حساب ها از ماشین های الکترونیکی وکارت های حساب استفاده شود .
تبصره – در خصوص اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل موضوع بند الف ماده 95 مالیالتهای مستقیم : اشتباهات حسابداری در صورت ارائه مستندات مربوط چنانچه بر پایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح شود به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
ماده 12- موُدیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از در آمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره در ردیف ثبت نمایند .مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر : نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند . اقلام در آمد و هزینه و خرید و فروش دارائی های قابل استهلاک که در حدود متعارف متکی به اسناد و مدارک است می بایست پس از ثبت در دفتر مشاغل ، اسناد و مدارک مربوط به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران تشخیص مالیات قابل استفاده باشد نگهداری گردد.
ماده 13- در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل درآمدها و هزینه ها و خرید و فروش دارائی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام ، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.
تبصره 1- تاریخ مذکور در مدارک فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر تحریر شناخته نمی شود و هر گاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود ، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهدشد.
تبصره 2- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیات 3 نفری موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 3/12/66 واصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد .
تبصره 3- در مواردی که دفاتر موضوع این آئین نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی ویا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مو دی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید امضاء‌، پلمب و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره 4- تاخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.
ماده 14) کلیه عملیات ثبت شده در د فاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.
ماده 15) اشخاص ملزم به نگهداری دفاتر روزنامه و کل که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمب شده باشند ، حداکثر تا 4ماه پس از سال مالیاتی و در غیر اینصورت کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی شعبه یا شعب خود را ظرف مهلت سی روز ازتاریخ وقوع در دفتر روزنامه مرکز ثبت کنند.
ماده 16) امضاء‌وپلمب دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلمب هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضاء‌پلمب تا حد مجاز مقرر در تبصره های 3و 4ماده 13 این آئین نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل وماده 14 این آئین نامه در مورد دفتر کل به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد
ماده 17) موُدیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند موظفند خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی طی هر ماه را تحت سرفصل های دفتر کل حداکثر تا پایان ماه بعد در دفاتر روزنامه یا مشاغل مورد ثبت نمایند. علاوه براین بمنظور تسهیل رسیدگی باید دستور العمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند .ضمناً موُدیان مذکور مکلفندهر سه ماه یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر 10 روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند(این قسمت ابطال شد) .
فصل چهارم
چگونگی تنظیم صورت های مالی نهایی
ماده 18) اشخاص حقوقی و مشمولین بند (الف ) ماده 96 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 27/11/1380 مکلفند صورتهای مالی نهایی خود را با رعایت استاندارد حسابداری شماره یک که از طرف مراجع ذیر بط اعلام گردیده و از تاریخ 1/1/1380 لازم الاجرا می باشد ، تهیه و تنظیم نمایند .
تبصره – اشخاص یاد شده مکلفند صورتهای مالی نهایی خود را براساس آخرین استاندارد حسابداری که از طرف مراجع ذیر بط اعلام می شود ، تهیه و تنظیم نمایند .
ماده 19) مشمولین بند (ب ) ماده 96 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 27/11/1380 مکلفند حساب درآمد و هزینه سال مالی خود که حداقل نشان دهنده فروش کالا درآمد حاصل از خدمات در ستون در آمد و خرید کالا ، هزینه استهلاک دارائیها و جمع سایر هزینه ها در ستون هزینه باشد را با درج نتیجه عملیات (سود یا زیان ) تهیه و تنظیم نمایند.
تبصره – مودیان یادشده می توانند موجودی کالای فروش نرفته در پایان سال مالی را جزء اقلام هزینه سال خرید منظور نمایند
فصل پنجم
موارد در دفاتر
ماده 20) تخلف از تکالیف مقرر در این آئین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر میباشد :
1- در صورتی که دفاتر ارائه شده از پلمب خارج شده و یا فاقد یک یا جند برگ باشد.
2- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز
3- تراشیدن ، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده .
4- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مندرج در تبصره های 2 الی 4 ماده 13 و ماده 17 و تاخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مندرج در ماده 14 این آئین نامه
5- عدم ثبت عملیات یا شعب در دفاتر مرکزی طبق مقررات ماده 15 این آئین نامه .
6- در اجرای مقررات تبصره 3 ماده 13 این آئین نامه در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای موُدی از دسترس وی خارج شده باشد وغیر اختیاری بودن موضوع مورد تائید اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد
7- عدم ارائه دستور العمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند .
8- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده 17 این آئین تهیه و تنظیم گردیده با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی ، در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند
9- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سوء استفاده .
10- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر امضاء پلمب و ثبت شده نانویس .
11- در صورتی که ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشین های الکترونیکی ظرف مهلت های مقرر در مورد 13، 14و17 آئین نامه ( با در نظر گرفتن مقررات تبصره های ماده 13) قطعی نشده باشد .>
( هر گونه اصلاحات مربوط به عملیات و رویدادهای مالی مربوط به قبل از قطعیت اسناد باید در همان سال از طریق ثبت های حسابداری اصلاح گردد)
12- تهیه و تنظیم صورتهای مالی بدون رعایت مقررات ماده 18 این آئین نامه برای اشخاص حقوقی و مشمولین بند الف ماده 96 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 27/11/1380.
13- اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 این آئین نامه اقدام نشده باشد
14- در صورتیکه موُدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالیاتهای مستقیم استفاده ننمایند
ماده 21) هیات سه نفری حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیاتهای مستقیم ، در مواردیکه با توجه به دلایل توجیهی موُدی و نحوه تحریر دفاتر و رعایت استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطروحه از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر، احراز نمایند که ایرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی نماید ، میتوانند نظر خود را مبنی برقبولی دفاتر و اسناد و مدارک اعلام نمایند
این آئین نامه در اجرای تبصره (2) ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 27/11/1380 به پیشنهاد شماره 384/29-211 تاریخ 10/1/82 سازمان امور مالیاتی کشور در پنج فصل و بیست و یک ماده و دوازده تبصره در تاریخ 10/1/82 به تصویب وزیر امور اقتصادی و دارائی رسید و مقررات آن از اول فروردین سال 82 لازم الاجرا بوده و نسبت به اشخاص حقوق که سال مالی آنها با سال شمسی منطبق نباشد ، در مورد سال مالی که از 1/1/82 به بعد آغاز میگردد جاری بوده و نسبت به سال مالی قبل از آن مفاد آئین نامه قبلی مجری میباشد.

منبع :http://www.acchesab.net/thread1058.html